In meinen Seminaren und Inhouse-Workshops werde immer mal wieder gefragt, ob man für den Versand des Newsletters nicht auch Microsoft Outlook (oder einen anderen E-Mail Client) verwenden kann – immerhin lassen sich mit dem Programm doch E-Mails verschicken – ohne, dass hierfür zusätzliche Kosten entstehen.

Aus diesem Grund hier die wesentlichen Aspekte, die gegen Outlook und für einen professionellen E-Mail Marketing Anbieter sprechen.

6 Gründe, warum Sie Ihren Newsletter nicht mit Outlook versenden sollten

  • Sie können den Newsletter nicht personalisieren und individualisieren
    …beziehungsweise nur dann, wenn Sie tatsächlich jede E-Mail händisch verfassen. Spätestens bei einem E-Mail-Verteiler mit mehr als 20 Adressen macht das aber keinen Spaß mehr.
  • Sie können Ihre E-Mail-Kampagnen nicht auswerten
    Wie viele Empfänger haben Ihre Mailings geöffnet? Wie viele haben geklickt? Outlook liefert Ihnen keinerlei Kennzahlen über den Erfolg Ihrer Kampagnen.
  • Eine hohe Adressanzahl im BCC-Feld ist ein Spamkriterium
    Einfach den gesamten Verteiler in das BCC-Feld (Blindkopie) eintragen und die E-Mail versenden? So einfach ist es leider nicht, denn eine hohe Adressanzahl im BCC-Feld ist ein typisches Spamkriterium. Dementsprechend steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein großer Teil Ihrer E-Mails überhaupt nicht beim Empfänger ankommen, sondern stattdessen von Spamfiltern aussortiert werden.
  • Sie profititieren nicht von Whitelisting-Abkommen
    A propos Spamfilter: Professionelle E-Mail Marketing Anbieter nehmen an Whitelisting-Projekten wie der ECO Certified Senders Alliance teil. Die Kunden der Anbieter versichern dem Versanddienstleister, ausschließlich seriöses E-Mail Marketing zu betreiben.
    Die Anbieter wiederum versichern den E-Mail-Diensten (GMX, Web.de und Co.), ausschließlich E-Mails von seriösen Versendern zu verschicken. Auf diesem Weg wird ein „Netz des Vertrauens“ geschaffen. Verschicken Sie Ihre Newsletter mit Outlook, können Sie sich diesem Netzwerk nicht anschließen. Dementsprechend erhöht sich einmal mehr das Risiko, dass Ihre E-Mails von Spamfiltern aussortiert werden.
  • Fehlerhafte E-Mail-Adressen werden nicht automatisch aussortiert
    Nach jedem Versand erhalten Sie Bounces – also Hinweise, dass eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Kann eine E-Mail mehrfach nicht erfolgreich zugestellt werden, sollte die entsprechende Adresse aus dem Verteiler gelöscht werden. Andernfalls – Sie ahnen es schon – erhöht sich das Risiko, dass Ihr Newsletter im Spamfilter landet. Bei einem Verteiler von einigen hundert oder gar tausend E-Mail-Adressen ist das manuelle Aussortieren sehr zeitaufwendig. Eine professionelle E-Mail Marketing Software nimmt Ihnen diese mühselige Arbeit vollständig ab.
  • Sie können Ihren Newsletter nicht professionell gestalten
    Newsletter sollten im Corporate Design des Unternehmens gestaltet werden, Outlook bietet allerdings nur eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten. Noch wichtiger: Die fehlerfreie Darstellung Ihres Newsletters in unterschiedlichen E-Mail-Programmen ist nicht gewährleistet, wenn Sie den Newsletter mit Outlook verschicken.
  • Ihre Empfänger können sich nicht einfach abmelden
    Last but not least: Wenn Ihr E-Mail-Verteiler ausschließlich auf Ihrem PC (und nicht auf einem Server) gespeichert ist, ist eine unkomplizierte Abmeldung aus dem Verteiler nicht möglich. Stattdessen müssten die Empfänger den Abmeldewunsch per E-Mail an Sie richten und Sie müssten die Abmeldung manuell bearbeiten. Der Abmeldeprozess wird so für beide Seiten unnötig kompliziert und zeitaufwendig.

Interview: Newsletterversand mit Outlook und Co.?

Der Frage, ob sich Desktop-Clients wie Outlook oder Thunderbird für den Versand von Newslettern und Mailings eignen, ist auch die Fachzeitschrift Webselling nachgegangen und hat hierzu ein Interview mit mir geführt, das ich mit freundlicher Genehmigung des Verlags an dieser Stelle veröffentlichen darf.

Webselling: Kann ich meine Newsletter auch mit Outlook versenden?

Nico Zorn: Theoretisch lässt sich ein Newsletter auch mit einem Programm wie Outlook verschicken – so könnte der E-Mai-Verteiler beispielsweise in das BCC-Feld (Blinkdkopie) einfügen, um den Newsletter gleichzeitig an alle Adressaten zu verschicken. In der Praxis führt das jedoch zu zahlreichen Problemen. So lassen sich die Newsletter beispielsweise nicht personalisieren – eine persönliche Anrede ist dementsprechend nicht möglich. Außerdem steigt die Gefahr, dass der Newsletter von Spamfiltern aussortiert wird.

Hinzu kommt, dass der Erfolg der Kampagne (Öffnungen, Klicks, Conversions) nicht ausgewertet werden kann. Ein weiterer Nachteil: Die Empfänger können sich nicht mit einem Abmeldelink aus dem Verteiler austragen, da die Empfängerdaten bei dieser Variante nicht auf einem Server, sondern auf einem Desktop PC gespeichert werden und somit online nicht verfügbar sind.

Webselling: Für wen eignet sich diese Vorgehensweise und für wen nicht?

Nico Zorn: Der Newsletterversand via Outlook ist aufgrund der diversen Nachteile grundsätzlich nicht zu empfehlen. Lediglich bei einem sehr kleinen Verteiler (unter 50 E-Mail-Adressen) kann diese Vorgehensweise sinnvoll sein, da für den Versand keine Kosten anfallen.

Webselling: Welche Möglichkeiten der Auswertung meiner E-Mail-Kampagne habe ich?

Nico Zorn: Sofern der Newsletter via Outlook, Thunderbird oder einem ähnlichen Desktop-Programm verschickt wird, stehen keine Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Ein Woraround wäre das manuelle Anpassen sämtlicher in der E-Mail enthaltenen Links, die beispielsweise mit einem Tracking Code von Google Analytics versehen werden könnten. Somit ließe sich zumindest die Anzahl der Klicks auswerten.

Webselling: Gibt es für Microsofts Outlook auch ein Addon wie „MailMerge“ für Thunderbird?

Nico Zorn: Ja, am Markt sind einige Tools und Plugins, wie beispielsweise „MONewsletter“, erhältlich.

Webselling: Ist die Arbeit damit besser, einfacher, empfehlenswert?

Nico Zorn: Mit diesen Tools lassen sich Serienmails personalisieren und über Outlook verschicken. Für einen größeren Verteiler ist diese Vorgehensweise aufgrund der eingangs geschilderten Nachteile jedoch nicht empfehlenswert. So wird beispielsweise das Zustellungsproblem (Spamproblematik) auch mit einem Plugin nicht gelöst.

Webselling: Welche Risiken muss ich in Sachen Spam einkalkulieren?

Nico Zorn: Eine hohe Adressanzahl im BCC-Feld ist ein typisches Spamkriterium. Dementsprechend steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein großer Teil der E-Mails überhaupt nicht beim Empfänger ankommen, sondern stattdessen von Spamfiltern aussortiert werden. Ein weiteres Spamkriterium ist beispielsweise der Versand mit einer dynamischen IP-Adresse, wie man sie in der Regel von seinem DSL-Anbieter zugewiesen bekommt – aus diesem Grund empfiehlt sich der Versand mit einer statischen Adresse.

Webselling: Welche Vorteile habe ich durch den Newsletter-Versand mit MS Outlook?

Nico Zorn: Der einzige Vorteil bei dieser Vorgehensweise ist die Tatsache, dass keine Kosten für eine E-Mail Marketing Software anfallen. Auf der anderen Seite sind professionelle Lösungen schon für unter 100 Euro im Monat zu haben. Einige Anbieter arbeiten auch mit einem grundgebührenfreien Prepaid-Tarif. In diesem Fall wird lediglich der reine Versand und keine Grundgebühr berechnet. Bei Versandgebühren von 1 Cent pro E-Mail oder weniger sind die Kosten sehr überschaubar.

Webselling: Was sind Whitelisting-Projekte und wieso profitiere ich beim Versand mit Outlook nicht davon?

Nico Zorn: Whitelisting-Projekte wie zum Beispiel die ECO Certified Sender Alliance (CSA) bilden ein „Netz des Vertrauens“ zwischen den E-Mail-Versendern und den E-Mail-Anbietern, wie beispielsweise GMX oder Freenet.

Die CSA garantiert den E-Mail-Anbietern, dass die teilnehmenden Versender ausschließlich erwünschte Newsletter und keine Spam-Mails versenden. Die E-Mail-Anbieter können somit die erwünschten Newsletter besser von Spam-Mails unterscheiden und der Versender profitiert von einer höheren Zustellungsquote.

Somit reduzieren Whitelisting-Projekte die Gefahr, dass mein Newsletter fälschlicherweise als Spam eingestuft wird. Als einzelner Versender lohnt sich die Teilnahme aufgrund der monatlichen Kosten in den meisten Fällen nicht. Verschicke ich meine Mailings mit einem professionellen E-Mail Marketing Anbieter, sind die Kosten für die Whitelisting-Projekte häufig bereits in den Versandgebühren inkludiert.

Webselling: Was empfehlen Sie Einsteigern in das Newsletter-Marketing?

Nico Zorn: E-Mail Marketing ist ein effizientes Kundenbindungsinstrument. Wer dieses Instrument professionell nutzen möchte, sollte hierfür jedoch ein angemessenes Budget bereitstellen. Ein Versand mit Programmen wie Outlook oder Thunderbird führt in der Praxis zu zahlreichen Problemen, weshalb man von dieser Vorgehensweise nur abraten kann.

Fazit: Professionelles E-Mail Marketing erfordert professionelle Tools

Microsoft Outlook und ähnliche Programme wie IBM Notes oder Thunderbird eignen sich für die persönliche 1 zu 1 Kommunikation. Sicherlich lassen sich mit diesen Programmen und dem BCC-Feld auch 10 oder 20 Kontakte gleichzeitig anschreiben – wer jedoch eigene Kunden und Kontakte in einem größeren Umfang mit Newslettern und Mailings beschicken will, sollte unbedingt zu einer professionellen Versandsoftware greifen und hierfür ein angemessenes Budget bereitstellen.

Mehr zum Thema erfahren Sie auch in meinem Vortrag „E-Mail Marketing Grundlagen“. Wichtige Aspekte für den Einsatz von E-Mails als Marketinginstrument habe ich in zudem in einer E-Mail Marketing Checkliste zusammengestellt.

P.S.: Mit Saphiron unterstützen wir seit über 10 Jahren Unternehmen dabei, profitables E-Mail-Marketing auf- und auszubauen. Jetzt kostenlos beraten lassen!

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Nico Zorn ist Partner bei der CRM- und E-Mail-Marketing-Agentur Saphiron GmH, die ihre Kunden bei dem Auf- und Ausbau profitabler Kundenbeziehungen unterstützt. Zorn ist seit 1999 in der digitalen Wirtschaft tätig und beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den Themen E-Mail-Marketing, CRM und Loyalty. Mehr über den Autor

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